Diario del Teletrabajador: Día 5, Primera semana trabajando en casa

El viernes pasado a primera hora, sin que hubiese debate alguno, tomamos la decisión de que nos íbamos a casa. Ya el jueves habíamos anulado la Meetup de WordPress Granada que habíamos organizado y a la que había apuntadas más de 100 personas. Fue un día de mucha conversación sobre el tema. ¿Qué estaba pasando? ¿Qué iba a pasar? El primer paso, organizar al equipo y los ordenadores para que todo el mundo pudiese trabajar en casa.

Viernes 13 de marzo. Nos vamos a casa

Así fue, el viernes por la mañana hablamos todo el equipo y marcamos las directrices de cómo íbamos a trabajar cada uno desde su casa. Con la «dificultad» de contar en estos momentos con Victoria y Fran, alumnos de Formación Profesional recién incorporados a la empresa y que a pesar de que no van a poder estar a nuestro lado (físicamente), han optado por continuar y no parar sus prácticas.

El segundo paso fue preparar una campaña de comunicación para informar a todos nuestros clientes que desde ese mismo día nos íbamos todos a casa a trabajar.

Por nuestro propio sistema y organización, el trabajo en remoto realmente no nos suponía un gran cambio.

Nuestros mejores aliados

Como han comentado ya mis compañeros en sus diarios del teletrabajador, utilizamos varias herramientas que nos facilitan mucho poder trabajar en casa:

• Asana para la organización de los proyectos,
• Slack para la comunicación interna entre los miembros del equipo,
• Google Calendar para fijar reuniones periódicas por videoconferencia por Google Meet parte del Google Suite.
• Google Drive y nuestro servidor para los archivos compartidos,
• Anydesk para conectarnos en remoto y
• Loom para crear videotutoriales.

O sea, que continuamos con las mismas herramientas pero les estamos sacando más utilidad que nunca.

Coordinación de equipo para que todo siga rodando

La gestión de equipos siempre requiere de una gran implicación y capacidad de organización. En Closemarketing somos el departamento de marketing de nuestros clientes, gestionamos campañas de publicidad online y desarrollamos varios proyectos de páginas web. Y todo lo que implica: diseño gráfico, desarrollo y diseño web, posicionamiento SEO, gestión de redes sociales, publicidad online y un sinfín de tareas.

Todos estos proyectos están bien organizados en Asana, con sus tareas correspondientes, los responsables de cada tarea, el tiempo que dedicamos a cada proyecto y los clientes dentro de sus proyectos para poder comunicarnos con ellos y que vean el trabajo que realizamos.

A pesar de que cada persona del equipo tiene sus tareas asignadas, las reuniones y debates son imprescindibles. Para eso están Slack y Google Meet. «¿Qué te parece si hacemos esto otro?» «¿Cómo hacemos esto?» «¿A qué te refieres con…?» «Sacra tengo una duda, cuando puedas me explicas…» .

Confieso que el lunes me estresé un poco. No puedo negarlo. Había momentos en que tenía el Slack tan saturado de chats que me costaba ver por dónde empezar, el WhatsApp echando humo, llamadas que se me solapaban… Era normal, era el primer día de todos (todos todos) en casa y había muchas preguntas de los proyectos que tenemos abiertos, más gente nueva en el equipo que está aprendiendo, más clientes que necesitaban hablar con nosotros.

Paciencia y a ir uno por uno. Todo resuelto, tareas claras del día y fijamos reunión de equipo el martes por la mañana para organizar el resto. Para proyectos concretos fijamos un par de reuniones más en la semana y todo controlado.

Esta comunicación continua y cercana que necesitamos tener entre el equipo para que todo salga bien también hemos tenido que extenderla a nuestros clientes.

¿Cómo afecta la situación de alerta a nuestros clientes?

Como he comentado, a pesar de que echamos mucho de menos estar todos juntos en la oficina, poder vernos y darnos calambre ;P (el equipo me entiende), nuestra forma de trabajar continúa siendo similar a como veníamos haciéndolo. Sin embargo, esta situación ha afectado a la forma de trabajar de nuestros clientes, en muchos casos negocios locales de sectores que se han visto obligados a cerrar.

Debido a la variedad de clientes que tenemos, dedicados a diversos sectores, han debido adaptarse según su actividad. Por este motivo, y para saber cómo iban a proceder cada uno de ellos nos pusimos en contacto con cada cliente y creamos un email con un formulario para que nos informasen de su situación.

Son momentos en los que toca ver el vaso medio lleno aunque cueste. Desde Closemarketing ofrecemos nuestra ayuda y asesoramiento para encontrar nuevas posibilidades. Muchos de nuestros clientes continúan con su actividad, afectados por la situación, pero aprovechando para dar un empuje a nuevos proyectos, para impulsar su visibilidad en internet, y por supuesto, para cuidarse en casa, cuidar de los suyos y descansar.

Están siendo días intensos, de incertidumbre y mucha información. Y aún nos quedan varias semanas así, esperando a que se consiga parar la pandemia y poder ver un rayito de luz que nos permita volver a la normalidad. Pero mientras tanto estamos viendo cómo el mundo no se para, los negocios se reinventan y encuentran en Internet otras formas de hacer y mostrar su trabajo.

Consultoría Gratis para Reinventar tu negocio

Es por este motivo que este pasado fin de semana, mientras continuábamos trabajando para asesorar y preparar comunicaciones de nuestros clientes con el objetivo de informar a sus clientes de las medidas que iban a tomar, nos vino a la cabeza que al igual que ellos estaban teniendo tantas dudas, seguramente nuestros amigos, conocidos y amigos de nuestros amigos podrían tenerlas también.

Varias llamadas de amigas y conocidos nos confirmaron que sí, que efectivamente nuestro conocimiento del mundo de internet podría ser de gran ayuda para ellos. Y fue por este motivo por el que decidimos ofrecer consultorías gratis para ayudar a guiar a los negocios que se han visto afectados.

Realización de exámenes para alumnos de bachillerato y tercero de la ESO con Google Forms, creación de un canal de Youtube para continuar ofreciendo clases de aerobic y pilates, potenciar los pedidos online para un restaurante de comida a domicilio, creación de un espacio de material de apoyo para una academia, y muchas horas al teléfono (modo psicóloga on) han sido el resultado de estas consultorías. Una forma de darle la vuelta a la situación, buscando el impulso a esas tareas pendientes de hacernos más digitales.

Y ya cerramos la primera semana de trabajo en casa

Hoy viernes podemos confirmar que la semana ha sido un éxito de trabajo y aunque algunos estamos resfriaíllos y otro con conjuntivitis, estamos todos sanos que en este momento es lo más importante.

Solo me queda darle las gracias al pedazo de equipo de Closemarketing, por el excelente trabajo que realizáis día a día y por estar al pie del cañón en cualquier situación que se nos presenta. Sois unos auténticos campeones.