Si apostamos por una autotimtización de procesos es porque hay una frase que escuchamos muchísimo:
«Esto solo lleva cinco minutos.»
El problema es que esos cinco minutos se repiten diez, veinte o cincuenta veces al día. Y cuando haces cuentas, descubres que una tarea aparentemente sencilla está consumiendo varias horas cada semana.
Ahí es donde entra la automatización de procesos.
No consiste en sustituir personas ni en complicar el trabajo con tecnología. Todo lo contrario. Consiste en quitar de en medio esas tareas repetitivas para que las personas puedan dedicar su tiempo a lo que realmente aporta valor.
Automatización de procesos aplicada a un caso real
Hace poco un cliente tenía un problema bastante habitual.
Gestionaba varias fichas de Google Business y necesitaba revisar constantemente las reseñas que iban llegando.
Cada día tenía que entrar una por una en todas las fichas, comprobar si había reseñas nuevas, ver la puntuación, identificar cuáles eran negativas y decidir cuáles necesitaban respuesta.
No era un trabajo complicado, pero era un trabajo repetitivo.
Y precisamente esos son los mejores candidatos para una automatización de procesos.
¿Cómo solucionamos este problema?
En lugar de seguir revisando todas las fichas manualmente, desarrollamos un flujo automatizado que hace ese trabajo por él.
Cada día el sistema accede a todas las fichas de Google, consulta las reseñas nuevas y guarda toda la información en una base de datos.
Pero no se limita a copiar los datos, también analiza el contenido para facilitar mucho más la gestión posterior.
Por ejemplo, identifica la puntuación de cada reseña, detecta si el comentario es positivo, negativo o neutro, marca las que requieren atención prioritaria e incluso puede reconocer si el cliente menciona a algún trabajador concreto.
Toda esa información queda organizada automáticamente.
Lo mejor no es la automatización. Es el tiempo que recuperas.
Muchas empresas piensan que una automatización de procesos sirve únicamente para trabajar más rápido… Y sí, también.
Pero el verdadero beneficio está en dejar de dedicar tiempo a tareas que una máquina puede hacer perfectamente.
En este caso, el responsable ya no necesita entrar todos los días en cada ficha para comprobar qué ha pasado.
Cuando llega a trabajar, toda la información ya está preparada.
Puede ver qué sedes están recibiendo más reseñas, cuáles necesitan respuesta y si existe algún problema que requiera actuar cuanto antes.
Todo en cuestión de segundos.
La automatización de procesos no sirve solo para grandes empresas
Existe la idea de que automatizar procesos es algo reservado para grandes compañías.
Muchas pequeñas y medianas empresas realizan cada día decenas de tareas repetitivas sin darse cuenta.
- Copiar datos entre plataformas.
- Enviar correos.
- Actualizar hojas de cálculo.
- Descargar informes.
- Revisar formularios.
- Responder siempre las mismas consultas.
- Controlar reseñas.
- Generar documentos.
Son tareas necesarias, pero no necesariamente tienen que seguir haciéndolas las personas.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
Prácticamente cualquier tarea que siga siempre los mismos pasos puede convertirse en una automatización de procesos.
No hace falta que sea algo extremadamente complejo.
De hecho, las automatizaciones que más tiempo ahorran suelen ser las más sencillas.
Cada empresa tiene necesidades diferentes, por eso no existen soluciones universales.
Lo importante es detectar esos pequeños procesos que se repiten continuamente y preguntarse una cosa muy simple:
«¿Esto realmente necesita hacerlo una persona todos los días?»
Muchas veces la respuesta es no.
Automatización de procesos para trabajar mejor
En nuestra agencia desarrollamos automatizaciones adaptadas a cada negocio.
No creemos en instalar una herramienta y esperar que sirva para todos.
Primero analizamos cómo trabaja la empresa, detectamos dónde se pierde tiempo y diseñamos un flujo que realmente tenga sentido.
Porque la automatización de procesos no consiste en hacer más cosas, consiste en dejar de perder tiempo haciendo siempre las mismas.
