formularios web que
generan documentos pdf automáticamente
Creamos páginas web rápidas, claras y pensadas para que tu negocio crezca desde el primer día.
Hay procesos que todavía se gestionan con papel o con Word porque nadie ha resuelto bien la versión digital. El cliente rellena un formulario online, pero el contrato hay que generarlo a mano. O la ficha de inscripción llega por email y alguien tiene que pasarla a un documento. O la domiciliación SEPA hay que enviarla impresa para que la firmen.
Todo eso se puede automatizar. El cliente rellena el formulario en la web, pulsa enviar, y en ese momento el sistema genera automáticamente el PDF con sus datos — ya sea un contrato con su nombre y DNI, una ficha de inscripción con los cursos elegidos, una domiciliación bancaria lista para firmar o un presupuesto personalizado con los servicios seleccionados.
El documento se envía por email al cliente y queda guardado en el sistema. Sin trabajo manual, sin errores de transcripción, sin papeles perdidos.
En Close desarrollamos estos sistemas sobre WordPress con Gravity Forms y Gravity PDF, adaptados al proceso específico de cada empresa.
¿cuándo tiene sentido un formulario con pdf automático?
Este servicio tiene sentido cuando el proceso actual implica alguno de estos pasos:
Alguien recibe datos por email o formulario y los copia a mano en un Word o Excel para generar el documento
Se envía un PDF genérico y el cliente tiene que rellenarlo y devolverlo escaneado
Hay errores frecuentes porque los datos que llegan están incompletos o mal escritos
El proceso de inscripción, contratación o solicitud tarda más de lo necesario porque alguien tiene que intervenir manualmente
casos de uso habituales
Formulario de inscripción con ficha del alumno en PDF
El alumno rellena el formulario de inscripción online: datos personales, curso elegido, modalidad, forma de pago. Al enviar, el sistema genera automáticamente la ficha de inscripción en PDF con todos los datos correctamente estructurados. El PDF se envía por email al alumno como confirmación y llega también al administrador del centro.
Ideal para: academias, centros de formación, escuelas de idiomas, autoescuelas, gimnasios.
Contrato de servicios generado automáticamente
El cliente solicita un servicio a través del formulario web. Al enviarlo, el sistema genera el contrato con los datos del cliente, los servicios contratados, las condiciones y la fecha. El documento se envía por email al cliente para que lo revise y lo firme digitalmente — sin que nadie haya tenido que escribir nada.
Ideal para: agencias, consultoras, clínicas, despachos profesionales, empresas de servicios.
Domiciliación bancaria SEPA
El cliente autoriza el cobro mediante transferencia bancaria rellenando el formulario SEPA online: nombre, NIF, IBAN y firma. El sistema genera el documento de domiciliación en PDF con todos los datos correctos y lo envía al cliente y al departamento administrativo. Fin del formulario en papel.
Ideal para: cualquier empresa que cobra por domiciliación bancaria recurrente — academias, asociaciones, clínicas, suscripciones, servicios con pago mensual.
Presupuesto online personalizado
El cliente configura el presupuesto seleccionando los servicios o productos que necesita. El formulario calcula el precio en tiempo real (con Gravity Forms y su sistema de cálculos) y al enviar genera un PDF con el presupuesto detallado, los datos del cliente y las condiciones comerciales. El equipo de ventas recibe una solicitud cualificada con todos los datos.
Ideal para: empresas de servicios con precio variable, reformas, mudanzas, eventos, consultoría.
Ficha de nuevo cliente o paciente
El cliente o paciente rellena sus datos antes de la primera visita o reunión. El formulario estructura la información relevante (datos de contacto, historial, preferencias, necesidades) y genera una ficha en PDF que queda archivada en el sistema. Sin fichas de papel, sin datos perdidos.
Ideal para: clínicas, fisioterapeutas, psicólogos, abogados, asesores, consultoras.
Solicitud de reserva o pedido con confirmación
El cliente realiza una reserva o pedido a través del formulario. El sistema genera automáticamente la confirmación en PDF con el detalle de lo solicitado, las condiciones y la referencia del pedido. El cliente lo recibe en segundos, sin que nadie haya tenido que intervenir.
Ideal para: alquiler de espacios, servicios con reserva previa, pedidos B2B, eventos.
¿cómo funciona técnicamente?
Usamos Gravity Forms como constructor del formulario y Gravity PDF para la generación del documento. Esta combinación es el estándar de facto para formularios con PDF en WordPress y ofrece la mayor flexibilidad para adaptar el sistema a cualquier caso de uso.
El formulario recoge los datos con los campos necesarios: texto, selección múltiple, fechas, cálculos de precio, firma digital. Incluye lógica condicional si hace falta — algunos campos solo aparecen según las respuestas anteriores.
La plantilla PDF define cómo se ve el documento generado: el diseño con la identidad visual de la empresa, los campos de datos del formulario insertados en los lugares correctos, los textos legales o condiciones, tablas de precios y cualquier elemento que necesite el documento. La plantilla se desarrolla en HTML/CSS sobre Gravity PDF para máxima personalización.
La entrega se configura para cada caso: el PDF puede enviarse por email al cliente, al administrador, a ambos, guardarse en una carpeta del servidor, adjuntarse a una notificación en Slack o enviarse a un CRM. Todo automatizado en el momento del envío.Si el proceso necesita además firma digital, integramos el flujo con una herramienta de firma electrónica (SignNow, DocuSign u otras) para que el cliente firme el documento directamente desde su email.
¿por qué close para este desarrollo?
Gravity Forms tiene muchas posibilidades pero la configuración correcta de las plantillas PDF, la lógica condicional compleja y las integraciones con otros sistemas (CRM, email, firma digital) requieren trabajo técnico que va más allá de instalar un plugin.
En Close desarrollamos estos sistemas con el proceso completo pensado de principio a fin: cómo llegan los datos, cómo se estructura el documento, a quién se envía, dónde se guarda y cómo encaja con el resto de herramientas que usa la empresa. Y como también hacemos el desarrollo WordPress de la web y las integraciones con CRM, no hay que coordinar entre varios proveedores.
preguntas freduentes (faq)
Sí. Desarrollamos la plantilla PDF con el diseño que necesites: logo, colores corporativos, tipografías, estructura del documento. El resultado es un PDF con aspecto profesional, no el diseño genérico que trae el plugin por defecto.
Sí, con una integración adicional de firma electrónica. El flujo más habitual es: el cliente rellena el formulario → se genera el PDF → se envía al cliente por email → el cliente firma digitalmente desde el email → la firma queda registrada y el documento firmado se guarda en el sistema. Tiene validez legal equivalente a la firma manuscrita.
Sí. Gravity Forms guarda todas las entradas en la base de datos de WordPress, con los PDFs accesibles desde el panel de administración. Puedes buscar, filtrar, exportar a CSV y ver o descargar el PDF de cualquier entrada. También puedes configurar notificaciones para recibir los PDFs por email en tiempo real.
Sí. Gravity Forms tiene un sistema de campos de cálculo que permiten calcular el precio total según las opciones que selecciona el usuario. Ese total calculado se puede insertar en la plantilla PDF igual que cualquier otro campo del formulario.
Depende de la complejidad del formulario y del diseño de la plantilla PDF. Un formulario estándar con una plantilla PDF personalizada puede estar entre 400 y 900 €. Si incluye lógica condicional compleja, integración de firma digital o conexión con CRM, el precio sube. Danos los detalles de tu caso y te damos una cifra concreta.
Sí. Es precisamente el caso más habitual: tienes un formulario en papel o en Word que los clientes rellenan, y queremos trasladar ese proceso al digital con generación automática del documento. Partimos del formulario existente y lo adaptamos al formato web manteniendo la estructura y los campos necesarios.
Sí. Cuando el formulario se envía, los datos pueden entrar automáticamente en el CRM (Clientify, ActiveCampaign, HubSpot) y el PDF puede adjuntarse a la ficha del contacto. Así tienes el formulario, el documento generado y el historial del cliente en el mismo lugar.
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